Hoolimata ajapiirangutest ja saali suurest hõivatusest õnnestus plats ette valmistada kahes etapis. Kohapeal paigaldati professionaalne video- ja helitehnika ning kompaktne valgusseade.
Arvestades osalejate eelistusi, valmistati ette erinevad mikrofonikomplektid – peamikrofonid, käsimikrofonid ja statiivimikrofonid. Lisaks oli valmis ka varusüsteem helisalvestuseks.
Üritust filmiti kolme kaameraga, mis tagas täieliku sündmuse katvuse. Tellija sai otseülekande Zoomi platvormil ning mõne päeva pärast ka täielikult töödeldud videomaterjalid – iga lektori ettekande eraldi salvestisena.
